Đối với các bạn học viên, cộng tác viên, CLB Bách Khoa nói riêng và với nhiều bạn nói chung, thuyết trình là một phần không thể thiếu trong suốt quá trình học tập, làm việc. Tuy nhiên, nhiều bạn chưa sẵn sàng, thậm chí không chuẩn bị cho công việc quan trọng này.
Bách Khoa xin đúc rút một vài kinh nghiệm khi thuyết trình dự án, bảo vệ đồ án để các bạn học viên tham khảo và rút kinh nghiệm cho bản thân mình. Cho một bài thuyết trình hoàn hảo, thường chúng ta chia thành 2 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị và Giai đoạn trình bày.
Phong thái tự tin sẽ giúp bạn truyền đạt nội dung tốt hơn
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
- - Nội dung: Bạn nên dùng nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ về chủ đề, đề tài của bạn, và phát triển thành các ý tưởng. Bên cạnh đó, bạn cần phải đặt mình ở góc độ người nghe để có thể truyền đạt được nhiều thông tin hơn.
- - Cách tổ chức bài diễn thuyết: Sắp xếp các ý tưởng của bạn vào các phần mở bài, thân bài, kết luận một cách logic. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và súc tích. Đối với nhứng ý chính cần phải có mô tả cụ thể tỉ mỉ bằng các ví dụ (tư liệu, hình ảnh, video, ...)
- - Thẻ ghi chú: Làm các tấm cards ghi chú những ý chính sẽ nói trong bài diễn văn. Nhớ là chỉ ghi những ý chính một cách ngắn gọn thôi nhé. Chúng sẽ giúp bạn nhớ lại nhanh chóng các ý chính mà không cần phải đọc nhiều.
- - Sử dụng nhiều tư liệu minh họa sinh động, thay đổi màu sắc và font chữ để làm sinh động slide thuyết trình. Tuy nhiên nếu bạn chọn màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Chúng ta nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm vì đây nó vừa phổ biến, quen thuộc, đơn giản mà vẫn làm nổi bật được điểm nhấn từ nội dung chữ.
- - Nên sử dụng các font như Arial, Tahoma với kích cỡ từ 20-24pt, sử dụng kích cỡ nhỏ hơn sẽ gây khó khăn cho người xem ở xa.
- - Hiệu ứng: Nếu bạn thuyết trình quảng cáo, giới thiệu sản phẩm thì nên sử dụng hiệu ứng nhiều. Nhưng nếu bạn bảo vệ project thì không nên đặt quá nhiều mối quan tâm vào đây vì nó sẽ làm tốn thời gian của bạn. Tập trung cho nội dung và cách trình bày thì vẫn hơn.
- - Thực hành: Muốn thuyết trình thành công và hiệu quả còn đòi hỏi bạn cần phải thực tập nhiều lần trước ngày thuyết trình.
II. GIAI ĐOẠN TRÌNH BÀY
- - Phong thái tự nhiên: Cố gắng thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn.
- - Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt.
- - Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình.
- - Sự rõ ràng: phát âm rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ phù hợp với khán giả của bạn.
- - Phong cách ăn mặc khi thuyết trình phải phù hợp với quy mô, đối tượng nghe thuyết trình.
- - Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.
- - Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của bạn để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả.
- - Slide cảm ơn hay một lời kết hoàn chỉnh: Đây là slide cuối cùng, không kém phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn (đối với các sinh viên thực hiện trình chiếu), bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, các hiệu ứng, hình động ...
- - Người trình bày nên tìm hiểu trước về căn phòng nơi mình sẽ phải thuyết trình tại đó. Có điều kiện thì nên đến khảo sát sơ bộ. Đây là điều cực kỳ quan trọng vì nó sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần, đồ đạc đầy đủ hơn. Nếu được bạn có thể chuẩn bị một chiếc bút trình chiếu để bạn rảnh tay hơn khi thuyết trình.
Sử dụng bút thuyết trình để bạn không phải "dán mặt" vào máy tính
III. MỘT SỐ PHÍM TẮT KHI TRÌNH CHIẾU
- - Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch ***** hay khoanh tròn những điểm quan trọng.
- - Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.
- - Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.
- - Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
- - Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
- - Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
- - Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.
- - Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.
- - Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.
trong phần Paragraph, nhấn vào đó để hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng.
mỗi khi bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu môt đoạn mới. Trong hình minh họa trên, giữa hai đoạn văn bản xuất hiện một ký hiệu đánh dấu đoạn văn bản thừa, có nghĩa là bạn đã nhấn phím ENTER hai lần thay vì chỉ cần nhấn một. Việc này làm xuất hiện các khoảng trống không cần thiết. Hãy xóa ký hiệu thừa này nếu bạn muốn tiết kiệm không gian trong văn bản.
. Trong hình, có một mũi tên ở đoạn đầu và hai mũi tên ở đạn thứ hai, như vậy phím TAB đã được nhấn hai lần ở đầu đoạn thứ hai.
cho biết bạn đã nhấn phím SPACEBAR bao nhiêu lần giữa mỗi từ, hoặc khi bạn vô ý nhấn nhầm phím SPACEBAR giữa các ký từ trong một từ. Một chấm đại diện một khoảng trống, hai chấm là hai khoảng trống. Thông thường, chỉ cần có một khoảng trống ở giữa các từ. Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm này khác với dấu chấm câu trong văn bản, dấu chấm câu nằm phía dưới chân các ký tự còn ký hiệu dấu chấm nằm ở giữa các ký tự.
ở phía trên cùng bên trái, sau đó nhấn Save. Một hộp thoại (Dialog Box) sẽ xuất hiện. Hộp thoại là một cửa sổ nhỏ để trợ giúp bạn thực hiện một việc nào đó. Bạn sẽ sử dụng hộp thoại này để cho Word biết bạn muốn lưu tài liệu này ở thư mục nào trên máy tính và đặt tên tài liệu là gì.
thiết. Mỗi lần muốn lưu hãy nhấn nút Save 
trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở góc trên bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl và S cùng lúc).
